Gestionnaire Secrétariat de Direction H/F - 68

Vos activités principales

Sous la responsabilité du chef d'établissement, sous l'autorité, et sous le contrôle direct du Secrétaire de direction, Responsable de service, l'adjoint au responsable du service supplée son chef de service dans la représentation du service et la gestion administrative de son unité administrative. En fonction de l'organisation du service, il a en charge la gestion l'organisation, la tenue du secrétariat de l'équipe de direction et tient un rôle d'assistance auprès des personnes dont il assure le secrétariat.

Il est tenu à la plus grande confidentialité sur les dossiers dont il a connaissance.

Il assure également la circulation, la sélection et la diffusion de l'information à l'ensemble des personnels de direction.

Il assure le suivi et l'archivage des courriers entrants et sortants, il élabore les outils de communication de l'établissement.

Il est l'interlocuteur des services associés à la chaine de direction (DISP, DAP, chef de cabinet, autorités judiciaires, préfectorales, collectivités locales, APIJ, élus, organisations professionnelles, autorités administratives et autres services de l'état, forces de l'ordre...) et de tous organismes et partenaires extérieurs à l'administration (associations, avocats, visiteurs, experts, auditeurs, huissiers, prestataires de services, ...) associés. Selon les tâches de secrétariat, il est amené à entrer en relation fonctionnelle régulière avec d'autres services de l'établissement (Direction, SDA, détention, BLIE, administration, service technique, SPIP, gestionnaire délégué, US, formation, ULE...). Il est associé à la responsabilité du tri, de la tenue de l'archivage du service, il doit veiller à l'organisation régulière des opérations de destruction et de reversement règlementaires aux archives départementales.

Ø Assurer le bon fonctionnement et la continuité du service

Ø Se rendre disponible en cas d'urgence, ou de priorités fixées par la Direction

Ø Organiser, optimiser l'organisation des missions et la délégation des tâches du service

Ø Entretenir un relationnel de qualité avec l'ensemble des interlocuteurs professionnels

Ø Assurer une communication interne transparente

Ø Participer activement aux réunions de services et aux réunions de travail planifiées

Ø Assurer le suivi et la mise en oeuvre des décisions prises en réunion

Ø Assurer le traitement du courrier postal et électronique arrivée et départ

Ø Gérer les appels téléphoniques internes et externes

Ø Impulser toutes propositions d'amélioration pour optimiser et dynamiser les fonctionnements.

Ø Rendre compte régulièrement de son activité au CE et au responsable de service

Ø Assurer la veille documentaire et la diffusion de l'information règlementaire et législative (mails, note de service, courriers dans casiers agents, affichage, réunions)

Ø Assistance, conseil, orientation, explication, expertise, avis auprès de la direction.

-Liste non exhaustive-.