Agent Administratif et Chargé d'Accueil H/F - 68

La Fondation de la maison du Diaconat de Mulhouse est présente dans les secteurs sanitaire, social, médico-social et dans la formation. Elle compte 85 établissements gérés en Alsace ainsi que dans les départements limitrophes (25, 90, 70).Elle regroupe plus de 3 800 collaborateurs. Notre Fondation place le mieux-être de la personne au coeur de ses prises en charge et le bien-être de ses salariés au coeur de sa politique RH. Un encadrement de qualité, un environnement de travail en constante amélioration et une politique sociale avantageuse participeront à votre intégration et à votre épanouissement dans votre futur cadre professionnel.

AppuiSolidarités - Pôle social du Diaconat regroupe l'ensemble des dispositifs sociaux de la Fondation de la maison du Diaconat de Mulhouse, déployés du nord au sud de l'Alsace, soit 55 dispositifs. L'organisation s'appuie sur deux départements complémentaires : le Département Enfance, qui accompagne notamment les mineurs non accompagnés et les enfants confiés par l'Aide Sociale à l'Enfance, et le Département Accueil, Inclusion et Hébergement, qui intervient auprès des demandeurs d'asile, des personnes en situation de grande précarité, des femmes vulnérables ou encore des publics en souffrance psychique.

Six secteurs spécialisés assurent un accueil et un accompagnement adaptés à chaque public, complétés par un dispositif de logement à vocation sociale grâce à la licence d'agence immobilière sociale détenue par le pôle. Les équipes, engagées aux côtés des bénéficiaires, sont portées par des chefs de service dynamiques et innovants, capables de faire évoluer les dispositifs, de répondre à des appels à projets et d'adapter en continu les pratiques pour répondre au mieux aux besoins des personnes accompagnées.Dans le cadre des missions au sein du secteur asile et réfugiés et notamment service AGIR, qui accompagnent des bénéficiaires de la protection internationale, sont à assurer :

Des Tâches liées à l'accueil :

- Accueil et orientation des personnes se présentant à l'accueil (personnes accompagnées, partenaires, personnes extérieures),

- Prise en compte de la demande liée aux besoins des personnes accueillies et relais de l'information au travailleur social référent,

- Répondre au téléphone, transférer les appels, prendre et transmettre les messages aux personnes concernées,

- Assurer la circulation des informations liées au service.

- Gestion et prise de rendez-vous ; gestion de calendriers outlook.

Des Tâches administratives :

- Gestion des documents institutionnels relatifs aux personnes accompagnées et au travail social : mise en forme de courriers et documents, préparation, rédaction et mise à jour des contrats d'accompagnement, préparation des dossiers des familles accompagnées, tenue de tableaux liés à l'activité, tri, classement, etc.

- Gestion de la boite mail générique du service; gestion du planning des salles de réunion

- Mise à jour des bases de données, des fichiers, extractions statistiques.

- Réalisation et diffusion des comptes rendus, gestion organisationnelle de réunions

- Opérations classiques de secrétariat : Photocopies, scans, archivage, réception et distribution du courrier, affranchissement du courrier et dépôt poste, préparation des éléments de réponse, rédaction de courriers, mise à jour des tableaux d'affichage.

- Gestion des commandes dont fournitures de bureau, produits d'entretien et réalisation et suivi d'achats validés par la cheffe de service

- Interface pour la maintenance téléphonique, informatique, et avec les prestataires extérieurs

- Pointage des factures afférentes au fonctionnement du site : factures interprètes et factures fournisseurs divers

- Collaboration au suivi et tâches du pôle administratif, RH et Financier

- Veille du respect des règles, contrats et chartes qui régissent les rapports entre les usagers et l'institution,

- Collaboration au travail d'équipe et à la cohésion associative en s'inscrivant dans une collaboration professionnelle pluridisciplinaire