ou un Assistant au Responsable de Service - Poste N°I-684 H/F - 68

La Direction de l'Action Sociale de Proximité s'inscrit au centre des politiques départementales de solidarité en proximité de la population grâce au maillage territorial dense et de qualité au travers des Espaces solidarité dans le Haut-Rhin, et Unités territoriales d'action médico-sociale dans le Bas-Rhin.

Elle est structurée par des valeurs fortes, notamment autour d'un accueil inconditionnel et humain ainsi que l'accompagnement globale de la population en difficulté.
Elle est également attentive à l'observation partagée et territorialisée des publics, pour comprendre les évolutions sociétales et adapter les réponses en conséquence et à la mise en compétence permanente des professionnels sur le travail social.

Mission du poste
Sous l'autorité du supérieur hiérarchique, l'Assistant recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du territoire. Il apporte son assistance au Chef de service et aux Chefs de service adjoints, en terme de gestion administrative, et de manière plus ponctuelle aux membres de l'équipe.

Assister le chef de service et les chefs de service adjoints le cas échéant
Gérer les agendas, prendre des rendez-vous et planifier des réunions
Accueillir téléphoniquement le public et les partenaires
Réalisation des travaux de secrétariat (notes, courriers, compte rendus ...)
Réceptionner et trier le courrier
Traiter et diffuser de l'information au sein du service
Etre le garant de l'application des décisions prises par les instances
Filtrer et relayer les informations à destination des cadres
Créer et adapter des outils de suivi des dispositifs afin d'alerter le cadre sur l'évolution de l'activité du service
Tenir à jour les outils de gestion du service : véhicules, salles, démarches pour l'accueil les nouveaux agents
Harmoniser et coordonner les pratiques au sein de l'équipe, animer, former les nouveaux agents, alerter son supérieur hiérarchique au besoin
Suivre les outils de gestion prévisionnelle RH : plannings, permanences, congés, télétravail ... et avoir une mission d'alerte
Suivre les enveloppes budgétaires avec un devoir d'alerte en fonction des indicateurs
Contribuer à la réalisation du bilan d'activité à partir des données du service et selon une trame déterminée par le Chef de Service