Secretaire Polyvalent à Dominante Urbanisme H/F - Mairie

La commune d'EGUISHEIM recherche dans le cadre d'un remplacement temporaire d'un agent en congé maternité puis en congé parental d'une durée d'environ 10 à 12 mois : SECRETAIRE POLYVALENT(E) À DOMINANTE URBANISME

Fonctions principales - urbanisme :
- Suivi général des différents dossiers d'urbanisme : permis de construire, certificats d'urbanisme, permis de démolir, déclarations préalables, autorisations de travaux pour les établissements recevant du public, etc. ;
- Suivi des dossiers de demandes d'autorisation d'enseignes ;
- Enregistrement des dossiers (y compris dématérialisés), accusés de réception, préparation des expéditions aux services tiers, affichage réglementaire, etc.
- Préparation des dossiers d'urbanisme portant sur les projets communaux ;
- Préparation, suivi et mise en oeuvre des décisions de la commission communale, rédaction et diffusion de ses avis ;
- Suivi des dossiers de subventions pour rénovation de maisons anciennes (enregistrement, préparation des décisions, calcul des aides, notifications.) ;
- Contentieux d'urbanisme : suivi, échanges, assistance aux démarches ;
- P.L.U. : renseignement du public, suivi des mises à jour, enregistrement des évolutions futures souhaitables à la faveur de modifications ou de révisions ;
- Meublés de tourisme : suivi complet de l'application des règles locales en matière d'enregistrement et d'autorisation de changement d'usage ;

Secrétariat de direction :
- Saisie, rédaction et édition de courriers et documents administratifs divers (lettres, bordereaux d'envoi, invitations, convocations de réunions, attestations) ;
- Rédaction d'arrêtés municipaux - en particulier ceux liés à la circulation et au stationnement pour cause de travaux ;
- Veille à la tenue dans les conditions réglementaires du registre des arrêtés municipaux.
- Mise en forme et édition d'extraits du P.V. du Conseil Municipal et de réunions diverses, transmissions ;
- Gestion de courriels : réception, traitement et diffusion interne/externe des courriels du secrétariat général ;
- Prise de notes lors de réunions ;
- Collationnement et indexation des délibérations du Conseil municipal ;

Finances-comptabilité-achats :
- Dossiers de subventions portant sur les projets communaux : préparation et suivi, coordination des demandes de versement ;
- Consultations d'entreprises et marchés publics : concours à la préparation, aux publications sur le profil acheteur, suivi d'exécution, dans le respect des règles de l'achat public ;
- Préparation des comptes-rendus des délégations consenties par le Conseil municipal au Maire.

En appui / soutien / suppléance des autres collègues du service, selon priorités et profil :
- Accueil téléphonique et physique : remplacement de l'agent chargée d'accueil : réponse aux demandes simples, primo-orientation, écoute, conseil, soutien aux administrés, gestion du service population ; instruction des dossiers d'aide sociale, état civil (mariages, PACS, décès, reconnaissances, .) gestion du cimetière, concours à la comptabilité et tous autres travaux relevant du service administratif, en appui/suppléance.

Savoir-faire :
- Connaissance de l'environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale ;
- Bonnes connaissances des principes fondamentaux et de la réglementation en urbanisme ;
- Maîtrise des logiciels courants de bureautique (pack Office) et de logiciels métiers - la connaissance du logiciel d'urbanisme GeoDemat et de l'environnement COSOLUCE serait un plus ;
- Maîtrise de l'expression écrite et orale

Temps de travail :
- 35h00/semaine sur 4,5 jours du lundi au vendredi, en horaires variables.

Avantages :
- Régime indemnitaire ;
- Forfait mobilité durable ;
- 13ème mois ;
- Prévoyance avec participation de l'employeur ;
- Adhésion au Groupement d'Action Sociale du Haut-Rhin.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Normes rédactionnelles,Assurer un accueil téléphonique,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Collecter et analyser des données, des informations,Relayer de l'information,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.

• Logiciels bureautiques
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Prise de note