Secrétaire - Service Enfance Jeunesse H/F - Ass Centres Socio Culturels

Le Centre Socioculturel Wit'taCité est un lieu d'animation de la vie sociale de Wittelsheim permettant aux habitants d'exprimer, de concevoir et de réaliser leurs projets.Les services de proximité, les activités (éducatives, culturelles, de loisirs, familiales et sociales) et les projets proposés visent à favoriser le lien social, familial, intergénérationnel ainsi qu'à promouvoir les initiatives des habitants.La/Le « secrétaire accueil » est le 1er contact entre les habitants, les partenaires et la structure. Elle/Il assure un accueil inconditionnel et contribue à la communication du projet et des actions de la structure (relais.).Au sein du service enfance jeunesse, (accueils de loisirs et périscolaire) , vous intégrerez une équipe pluridisciplinaire composée de 21 animateurs, 5 maîtresses de maison, 1 responsable et 1 responsable adjointe et 1 coordinateur du service enfance/jeunesse.Les missions s'inscrivent dans le projet du Centre Social plus particulièrement dans le cadre de la délégation du service public. Participe à la mission d'accueil du Centre Social Wittacité et au fonctionnement quotidien du Service Enfance Jeunesse. Réalise le suivi administratif du Service Enfance - Jeunesse (Accueils périscolaire, extrascolaire et jeunesse) et assure le classement et le suivi de la documentation relative à cette mission. Assure l'accueil physique et téléphonique, renseigne et oriente au sein du service Enfance - Jeunesse. Prend le relais, en l'absence de la secrétaire chargée de l'accueil - secrétariat au siège.Contribue au Projet Social du Centre Social et de son évaluation

Experience: 6 MoisCompétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Gestion des réservations de salles de réunion,Gestion des urgences et des imprévus,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Planification des tâches et gestion des priorités,Principes de base en comptabilité,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Gérer les réservations de salles et de matériel,Organiser l'accueil des visiteurs,Participer à l'organisation d'événements internes,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Veiller au respect des échéances administrativesPermis: B mention 79.06 (= EB) souhaitéQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Accueil de jeunes enfantsListe des qualités professionnelles:Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Reporting
• Logiciels bureautiques
• Gestion des réservations
• Création d'une base documentaire
• Prise de note
• Empathie