Assistant de Formation H/F - Ecole Superieur de Praxis Social de Mulhouse

Dans le cadre de son développement, l'ESPS recrute un(e) Assistant(e) de formation en CDI à temps plein.

Sous l'autorité de la Direction adjointe du pôle et en lien étroit avec la Responsable de formation, vous assurez la gestion administrative, organisationnelle et logistique des actions de formation.

Vous contribuez au bon déroulement des dispositifs de formation en garantissant :

- Le suivi administratif des apprenants,
- La gestion des dossiers des intervenants,
- La fiabilité des données et documents administratifs,
- L'organisation logistique des sessions de formation.

Vos missions

1. Accueil, information et orientation

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des publics
- Informer, orienter et répondre aux demandes des apprenants, intervenants et partenaires
- Transmettre les documents de formation : programme, devis, plaquette, dossier ou bulletin d'inscription
- Participer à l'accueil des intervenants
- Contribuer à l'organisation d'événements internes et externes

2. Gestion administrative des formations

- Produire et mettre à jour les documents liés aux actions de formation
- Rédiger, adapter et assurer le suivi des :
- Conventions de formation,
- Convocations,
- Livrets d'accueil,
- Feuilles de présence / émargement,
- Confirmations d'intervention,
- Attestations de formation
- Mettre à jour les fichiers, bases de données et dossiers administratifs
- Garantir la qualité et la fiabilité des informations enregistrées
- Participer à la préparation du budget prévisionnel en lien avec la comptable et la direction

3. Organisation logistique

- Assurer la logistique des sessions de formation
- Réserver les salles
- Organiser l'affichage et la mise à disposition du matériel pédagogique
- Veiller au bon déroulement matériel des actions de formation

4. Suivi administratif des apprenants

- Assurer le suivi des dossiers de rémunération / financement des apprenants (France Travail, Région, etc.)
- Suivre les éléments administratifs liés aux stages :
- Conventions de site qualifiant,
- Conventions de stage,
- Feuilles d'émargement
- Contrôler l'assiduité des apprenants
- Réaliser les déclarations mensuelles de présence auprès des financeurs
- Participer à l'organisation et au suivi des certifications
- Recueillir les données nécessaires aux enquêtes et bilans
- Participer aux commissions pédagogiques, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi administratif associé

- Bac +2 minimum en assistanat, secrétariat, gestion administrative ou formation
- Une expérience dans un poste similaire est souhaitée
- Une expérience dans le secteur de la formation professionnelle, de l'enseignement ou du travail social serait un atout
- Compétences attendues
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
- Bonne connaissance des environnements numériques de gestion administrative
- Excellente expression écrite et orale
- Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle
- Sens de l'organisation, rigueur et méthode
- Aisance relationnelle et sens du service
- Autonomie et réactivité
- Esprit d'équipe
- La connaissance du cadre réglementaire de la formation professionnelle et/ou des EFTS est appréciée

Pourquoi rejoindre l'ESPS ?

Intégrer une structure engagée dans les enjeux du travail social et de la formation

Exercer un poste polyvalent, utile et en lien avec de nombreux interlocuteurs

Participer au fonctionnement d'un établissement à taille humaine, ancré dans des valeurs fortes

Contribuer à des projets porteurs de sens dans le champ social et médico-social

Conditions du poste

Contrat : CDI

Temps de travail : temps plein - 35h/semaine

Lieu : Mulhouse (68)

Prise de poste : immédiate

Rémunération : selon profil et conformément à la CCN du 15/03/1966

Les avantages :

- Complémentaire santé prise en charge à 100 % par l'école ;
- Œuvres sociales ;
- 9 jours de congés trimestriels supplémentaires par an ;
- Possibilité de télétravail, conformément à la charte en vigueur.

L'École Supérieure de Praxis Sociale (ESPS) est un acteur engagé dans la formation en travail social, la recherche et l'intervention sociale.

Nous proposons :

- des formations diplômantes et certifiantes aux métiers de l'intervention sociale,
- une offre de formation professionnelle continue,
- des formations supérieures en lien avec l'Université de Haute-Alsace,
- un Centre de formation d'apprentis (CFA).

Chaque année, l'ESPS accompagne près de 500 apprenants en formations gradées Licence et 500 stagiaires en formation professionnelle.

Nous soutenons les associations et établissements dans les transformations du secteur social et médico-social, en plaçant la participation des personnes concernées au coeur de notre projet.

Membre du réseau national UNAFORIS, l'ESPS inscrit son action à l'échelle locale, nationale et internationale, en s'appuyant sur des valeurs fortes de solidarité, responsabilité et engagement.

• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Organisation d'événements
• Compte-rendu
• Formation du personnel
• Réactivité