Secrétaire de Scolarité H/F - 68

- Rentrée universitaire : inscriptions administrative et pédagogique des étudiants sur APOGEE.
- Accueil des étudiants, vacataires et enseignants permanents du département (1er rang BUT2 et BUT3 parcours EA FI/FA et parcours PF FA, mais en second rang Bachelor 1ère année, BUT2 et BUT3 AJ FI/FA).
- Mise en oeuvre des tâches de secrétariat : courriers, messagerie électronique, rédaction de documents, reproduction et numérisation de documents, préparation et participation aux différentes réunions statutaires (conseil des enseignants et de département - invitations) ou pédagogiques du département - y compris organisation des élections pour le conseil du département.
- Préparation des services prévisionnels des enseignants permanents et des intervenants vacataires en lien avec le service enseignant de l'IUT et le chef de département.
- Organisation et suivi de la scolarité : constitution des groupes après inscription - TD « Vie scolaire » avec la direction des études auprès des étudiants de 1ère, 2ème et 3ème année - gestion des absences des étudiants - suivi des demandes d'attestation de réussite et des avis de poursuite d'études à la signature du chef de département.

- Parcoursup : participation au recrutement via l'extraction des candidatures et la mise en place des documents de travail préparatoires à l'examen des candidatures et la tenue de la commission de recrutement CJ. Publipostage des fiches « recruteurs », enregistrement des notes « recruteurs » et tenue du tableau Excel pour le classement en sous-commission. Saisie avec le chef de département et ma collègue Céline Gidemann des rangs de classement des candidats au BUT sur la plateforme Parcoursup.
- E-candidat : Extraction des candidatures/Préparation des PVs de jury d'admission pour les BUT2 et BUT3 - parcours EA FI/FA (Entreprise et association) et PF FA (Patrimoine et finance). Saisie des statuts et vérifications des pièces.

- Assurer l'accueil du département (toutes formations) et accueil téléphonique.
- Mettre en oeuvre des tâches de secrétariat (courriers, messagerie électronique, rédaction de documents, reproduction et numérisation de documents, classement et archivage de documents).
- Organiser les déplacements des étudiants toutes formations du département et saisir les commandes du département en lien avec le service financier de l'IUT.